Privacy Verklaring Sollicitanten

Verwerkingsverantwoordelijke gegevensverwerkingen

De PLUS Groep bestaat uit verschillende entiteiten zoals PLUS Servicekantoor B.V. en PLUS Retail B.V. De PLUS entiteit (hierna: ‘PLUS’) die verantwoordelijk is voor de betreffende vacature en de uitvoering van de sollicitatieprocedure, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

PLUS verwerkt de volgende persoonsgegevens van jou als kandidaat

PLUS verwerkt jouw persoonsgegevens wanneer jij deelneemt aan selectieactiviteiten. In dat kader verwerkt PLUS persoonsgegevens, waaronder:

• Basisinformatie, zoals jouw voornaam, achternaam en eventueel voorvoegsel;

• Contactgegevens, zoals jouw e-mailadres, telefoonnummer en adres;

• Geslacht, geboortedatum en nationaliteit;

• Gegevens uit jouw sollicitatiedocumenten, zoals cv, motivatiebrief, diploma’s, certificaten, referenties en andere informatie over opleiding, werkervaring, vaardigheden en kwalificaties;

• Informatie over jouw voorkeuren, zoals beschikbaarheid en salarisindicatie;

• Gegevens die voortkomen uit assessments of andere testen die onderdeel zijn van het sollicitatieproces;

• Gegevens uit een eventuele pre-employment screening, zoals referentiechecks of Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), indien dit voor de functie noodzakelijk is;

• Wanneer voor jou een werk- of verblijfsvergunning vereist is om in Nederland te mogen werken, verwerken wij de daarvoor noodzakelijke gegevens;

• Andere vrijwillig verstrekte persoonsgegevens.

Verstrekken persoonsgegevens

In de meeste gevallen zal PLUS rechtstreeks van jou de persoonsgegevens ontvangen. Het kan zijn dat PLUS persoonsgegevens verwerkt die aan ons worden verstrekt door derde partijen, zoals een werving- en selectiebureau of een uitzendbureau. Van kandidaten met een afstand tot de arbeidsmarkt ontvangen wij bijvoorbeeld ook gegevens van het UWV, gemeentes en jobcoachorganisaties.

Doeleinden verwerking persoonsgegevens kandidaten

• PLUS verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende of daarmee verenigbare doeleinden: Het toesturen van vacatures op basis van jouw vacature-alert of getoonde interesse tijdens één van onze recruitmentactiviteiten;

• Het online zoeken naar geschikte kandidaten;

• Het bepalen/beoordelen of je geschikt bent voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd;

• Voor communicatie tijdens het sollicitatieproces;

• Het in gang zetten van het indiensttredingsproces;

• Het beveiligen van onze gebouwen en eigendommen, waaronder het gebruik van cameratoezicht, en het registreren van bezoekers wanneer je een gesprek op locatie hebt;

• Voor het opnemen van contact met referenten die je met ons deelt. We gaan ervan uit dat jouw referent akkoord is met het delen van zijn/haar gegevens;

• Voor het op geaggregeerd niveau analyseren en rapporteren over de door ons uitgevoerde selectieactiviteiten;

• Voor het voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

Met het oog op deze of verenigbare doelen mag PLUS jouw persoonsgegevens verwerken. ‘Verwerken’ houdt in verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, gebruiken, verstrekken, samenbrengen en op andere manieren verwerken van persoonsgegevens.

Grondslag verwerking persoonsgegevens kandidaten

PLUS verwerkt jouw persoonsgegevens op grond van de volgende rechtsgronden:

• Op basis van de toestemming die jij hebt gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Een gegeven toestemming kan je op ieder gewenst moment intrekken. Het intrekken van je toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan onverlet;

• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

• Voor het komen tot- en uitvoering van een overeenkomst, zoals jouw arbeidsovereenkomst;

• De verwerking is noodzakelijk vanwege een gerechtvaardigd belang van PLUS of een derde.

Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Op sommige momenten kan er sprake zijn van profilering, bijvoorbeeld wanneer wij je vragen een assessment te doen. Op basis van de door jou opgegeven voorkeuren tijdens een assessment wordt een profiel van jou gemaakt. Dit maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Gevolgen niet verwerken van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij van jou vragen zijn nodig voor de hiervoor genoemde doeleinden. Als je deze gegevens niet verstrekt, heeft dit mogelijk invloed op jouw sollicitatieproces.

Wie hebben toegang tot jouw persoonsgegevens?

Binnen PLUS Binnen de verschillende entiteiten van de PLUS Groep kunnen jouw persoonsgegevens worden gedeeld. Wij delen jouw gegevens uitsluitend met medewerkers die deze nodig hebben voor hun rol binnen de sollicitatieprocedure, zoals:

• Medewerkers van de HR-afdeling voor het verwerken van jouw sollicitatie;

• Medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, zoals de manager van de afdeling waar je op solliciteert.

Buiten PLUS Wij kunnen jouw persoonsgegevens ook uitwisselen buiten PLUS. In dat geval wisselen wij jouw persoonsgegevens uit met zakelijke relaties zoals uitzendbureaus, bemiddelingsinstanties, werving en selectiebureaus, dienstverleners en (indien noodzakelijk om te voldoen aan wet- en regelgeving) bevoegde overheidsinstanties. Bij de meeste vacatures vragen wij je om tijdens de sollicitatieprocedure een online assessment te doen. In dat geval wisselen wij jouw gegevens uit met een assessmentbureau.

PLUS kan ook de verwerking van jouw persoonsgegevens uitbesteden aan derde partijen zoals een IT leverancier. PLUS zal deze derden in ieder geval verplichten tot strikte geheimhouding en adequate beveiliging van jouw persoonsgegevens. Ook zal het afsluiten van een verwerkersovereenkomst onderdeel zijn van de afspraken met deze derden. PLUS deelt alleen de gegevens die voor de derde partij noodzakelijk zijn.

Beveiliging

PLUS gaat uiterst zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om. PLUS zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om jouw gegevens te beschermen en te beveiligen. Bij voornoemde maatregelen kan je bijvoorbeeld denken aan het versleuteld verzenden van e-mails met persoonsgegevens. Het afgesloten bewaren van dossiers met persoonsgegevens. En het hanteren van een strikt toegangsbeleid tot deze persoonsgegevens. Het is echter nooit mogelijk om jouw gegevens 100% te beveiligen.

Bewaartermijnen

Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien sprake is van wettelijke bewaartermijnen, dan volgen wij deze uiteraard. Dit betekent in de praktijk het volgende:

• Jouw persoonsgegevens worden tot vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij je ons toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens langer te bewaren. In dat geval bewaren we jouw persoonsgegevens maximaal één jaar.

• PLUS bewaart de camerabeelden, die worden geregistreerd met haar beveiligingscamera’s niet langer dan vier weken, tenzij het noodzakelijk is om de beelden langer te bewaren, bijvoorbeeld in verband met een politieonderzoek. De camerabeelden worden daarna verwijderd.

Indien jouw sollicitatie leidt tot het sluiten van een arbeidsovereenkomst, worden je persoonsgegevens bewaard in overeenstemming met de privacyverklaring medewerkers.

Doorgifte persoonsgegevens buiten EER

Jouw gegevens worden veelal verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als we gegevens delen met partijen die gevestigd zijn in een land buiten de EER of wanneer persoonsgegevens buiten de EER verwerkt worden, dan zorgt PLUS ervoor dat de bescherming van jouw persoonsgegevens voldoende gewaarborgd blijft. PLUS maakt dan bijvoorbeeld gebruik van de Standard Contractual Clauses (Europese modelcontractbepalingen).

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook kan je gebruik maken van je recht om jouw persoonsgegevens over te dragen aan een derde partij. Waar nodig kunnen wij, voordat wij in kunnen gaan op jouw verzoek, controlevragen stellen of aanvullende informatie vragen om je te identificeren. Je kunt jouw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar hr@plusretail.nl.

Als wij niet aan jouw verzoek (kunnen) voldoen, dan informeren wij jou over de redenen waarom.

Vragen of klachten?

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Neem dan contact op met HR door een e-mail te sturen naar hr@plusretail.nl. Ook klachten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je hen benaderen.

Je kunt ook contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van PLUS. Stuur dan een mail naar privacy@plusretail.nl.

Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Aanpassing privacyverklaring

PLUS kan deze privacyverklaring aanpassen om up-to-date te blijven. PLUS doet dit bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in de wet of in onze bedrijfsactiviteiten.